ぽりの提案ブログ〜シンプルな働き方のススメ〜 
～紙の資料を減らして“今やること”に集中するミニマル仕事術～
こんにちは ぽり です！
わたしは福祉の仕事をしています。
その中でも一番やりがいがある部分は利用者さんとのコミュニケーションをとって本人の希望を叶えていけることだと思います。
どんな仕事も、そんなやりがいのある部分を阻害する事務作業や細々とした雑務にうんざりしていませんか。やりたくないけど終わりが見えない、どんどん増えていく業務を効率化するには、ミニマリズムの考え方がとても役立ちます。
ぜひ、ご一読いただき、あなたの業務に取り入れてみてください。劇的に仕事が楽になります。
ミニマリズムとは
無駄を省き、シンプルにすることで、本来あるべき姿を表現しようとする考え方です。
日常生活で取り入れるものと誤解されがちですが、実は仕事にも取り入れることで、無駄なことをしていないかと常に考えるようになり、業務が効率化され、今の仕事で本当にやりたいことに集中できるようになるため、仕事に対するモチベーションをアップや成果につながります。
では、仕事にミニマリズムを取り入れるにはどのようなことできるのか。
私はまずはじめに紙の資料をなくすことから始めます。
紙の資料が“仕事の見通し”を奪っていた!?
福祉職の仕事は、多くの人と関わり、さまざまな情報を扱う日々の連続です。
その中で、私がつねに悩まされていたのが「紙の資料の山」でした。
支援記録や会議・研修に出るたびにどんどん増えていく紙の資料。
急いでいるときは、とりあえず机の上に置くだけ。
そんな日々を繰り返すうちに、次第にこう感じるようになりました。
「いま、自分は何を優先してやるべきなのか」がまったくわからない──。
忙しいとただでさえ頭の中がぐちゃぐちゃなのに、その上、デスクが散らかっていると、視覚情報がごちゃごちゃして、
仕事の優先順位がつけられなくなります。
結果として、「やることが多すぎて、何から手をつければいいかわからない」という悪循環に。
けれどある日、ふと思ったんです。
「正直、この書類たちは本当に全部必要？」
「ほとんど見返していない資料ばかりかもしれない」と。
職場のパソコンが新しくなったのをきっかけに、私は資料整理に本気で取り組みました。
必要なものはPDFで保存し、“もう使わない”と判断した会議や研修の資料は思いきって破棄。
どうしても紙で保管が必要なものだけ、最小限にして管理するようにしたのです。
私の職場は外部への電子機器持ち出しが禁止されているため、すべてをデジタル化することはできません。
でも、だからこそ“本当に必要な紙だけを残す”という視点が、自分にとってちょうどよい整理の軸になりました。
結果、机の上に不要な資料がなくなると、「いま自分がやるべき仕事」がパッと見てわかるように。
作業効率が格段に上がり、残業も減るとともにごちゃごちゃしていた頭もすっきりしました。
自分が考えているより、必要な資料って実はかなり少ないです。
必要と思っていたものもPDF化したり、記録にまとめて起こしてみたりすると、紙で持っている理由が無くなります。
まとめて断捨離しようとすると、平気で1日がかりになってしまうかもしれません。
ちなみに私は一気に断捨離をしようとして、休日に職場へ忍び込み半日かけて整理をしました。もちろん無給です。できれば、もう二度とやりたくありません。（笑）
ToDoリストで“やること”を見える化する
紙の資料を減らしたことで視覚的にはスッキリしましたが、一方で「やること」が頭の中に浮かんでは消えていく状態に陥りました。
「見える化」されていないタスクは、抜け漏れや不安の原因になります。
そこで導入したのがToDoリストです。
スマホアプリを試しましたが、結局業務中にスマホはほとんど見ませんでした。
そこで私の場合は
通常業務 パソコンのメモ帳ツールと手帳で管理
緊急案件 紙や付箋に書いてパソコンに貼る
といった方法が一番しっくりきました。
とくに出勤直後、頭の中にあるやるべきことをすべて書き出し見直すだけで、気持ちが落ち着くのです。
やり方はシンプルです。
- 出勤後すぐ、今日の予定・タスクをすべてメモ帳ツールや手帳に書き出す
- 「今日中にやる」「保留」「要確認」などで分類する
- 退勤前に「できたこと」と「明日にまわすこと」をチェックする
- 今日明日中にやらなければいけなくなった緊急案件は都度付箋や紙に書いてパソコンの見えやすい部分に貼る
たったこれだけですが、驚くほどタスクの迷子が減りました。
やることが頭の中から一度“外に出る”ことで、思考の整理が進み、目の前の仕事にも集中できるようになります。
また、忙しい職種だからこそ、「頭の中を空けておく」ことの大切さを、今あらためて実感しています。
紙を減らす × ToDoで管理＝“余白のある働き方”
福祉職は、想像以上に「気を遣う」「考える」仕事です。
だからこそ、視覚や頭の中をすっきり整えておくことが、心の余裕にも直結します。
事務や雑務で頭がいっぱいになり、業務時間の多くを取られるとせっかく利用者さんと直接関われる一番やりがいのある時間が取れなくなってしまいます。
「すべて大事に思えて、何から手をつければいいかわからない」
そんなときは、紙の資料を手放すこと、そしてToDoリストで“いま”やることを見える化することから始めてみてください。
視界と頭の中に“余白”があるだけで、仕事のクオリティは自然と上がります。
私自身、それを体感してからは、以前よりも冷静に仕事と向き合えるようになりました。
まとめ
- 紙の資料は必要最低限に。PDF化や整理で“視覚のノイズ”を減らす
- ToDoリストで“今やるべきこと”を明確にすることで、頭の中をスッキリ保つ
- ミニマルな働き方が、福祉職にとっての“心の余裕”を生むカギになる
これらをぜひ実践してみてください。きっとあなたの業務にゆとりが出てきて、気持ちも楽になります。
福祉パパのシンプルライフでは福祉職で働く私が実践してきたシンプルに暮らすための情報を発信しています。これらを読んで実践していただくと気持ちが楽になり、もっと自由に楽しく暮らせるようになります。ぜひ他の記事もご覧ください。
それでは良い一日を。
